Como solicitar una excedencia en el trabajo, en la provincia de Vizcaya (48850)

Buenos días, estoy pendiente de confirmar una estancia de 1 año en estados unidos con la empresa con la que trabajo actualmente. Estamos esperando una resolución de una ayuda que condicionará la duración de mi estancia allí (máximo 1 año). Mi marido quiere solicitar 1 excedencia en el trabajo para poder acompañarme. Según está todo previsto tendríamos que estar allí sobre el 28 de Diciembre. Sin embargo, como todavía no sabemos el periodo de duración no sabemos como proceder. ¿Cuanto tiempo antes tendríamos que solicitarla?¿Podríamos solicitarla para un año y que luego incorporase antes al trabajo si el periodo allí es menor?Podrían indicarnos cual es la mejor forma de proceder para la solicitu de la misma (escrito, hablado). Estamos un poco perdidos con este tipo de trámites.